広報担当者がセミナー開催の告知・集客を成功させるコツと方法７選
広報担当者がセミナー開催の告知・集客を成功させるコツと方法７選
記事を書いた人：Youtube登録者30万人【MBA保有の現役記者】上岡正明プロフィール
この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、セミナー開催の告知や集客をするための方法について解説していきます。
特に「集客・告知を任されたものに何をしていいか見当がつかない」という方におすすめの内容となっています。
本記事ではセミナー開催の告知に広報・PR担当者が関わるべき理由、そして告知や集客の具体的な方法、さらにはセミナー開催に関するプレリリースに載せるべき項目などに関してお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
セミナー開催の告知や集客には広報・PR担当者が関わるべきです
企業やセミナーの内容・目的にもよりますが、セミナー開催の告知・集客には広報・PR担当者が関わるべきです。セミナーに関連する部署の社員はセミナーを開くことはできても、告知・集客のノウハウはないかもしれないためです。
特に商品・サービスの訴求が主目的のセミナーを開催する場合、「商品・サービスの広報・PR」のノウハウが告知・集客に役立つ可能性が高いので、積極的に関わりましょう。
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それでは広報・PR担当者がセミナー開催の告知・集客をするための主な方法をいくつか紹介していきます。状況・条件を見て、効果がありそうな方法を並行しましょう。
①：自社サイトで告知
「自社サイトにアクセスする人＝自社に一定以上の関心がある人」なので、セミナーに出席してくれる可能性があります。そのため自社サイトで告知することは大事です。主なポイントは以下の通り。
- トップページや新着情報など目立ちやすい場所に情報を載せる
- セミナー専用ページを作る
- トップページ、新着情報などから1～3クリック程度で申し込み欄に飛べるようにする
②：企業SNSで告知
企業SNSでも告知しましょう。主なポイントは以下の通りです。
- X（Twitter）など投稿固定機能がある場合は告知投稿を固定（これ以外の重要情報がある場合は譲る）
- 1ヶ月前、2週間前、1週間前など節目は大々的に告知
- それ以外でも毎日簡単に告知する
- 企業の代表などがSNSアカウントを持っている場合は告知してもらう
特に企業の代表などが「セミナー開催の理由・目的・込めた想い」などを投稿すると、見た人の心に響きやすくなるためおすすめです。ただ、投稿前に内容をチェックさせてもらうのが無難です。
③：メールマガジンで告知
特に普段アカデミックな内容を配信しているメールマガジンの場合、登録者はセミナーにも参加してくれる可能性があるので、こちらでも告知することをおすすめします。もちろんそれ以外のタイプのメールマガジンを配信している企業でも告知するに越したことはありません。
主なポイントは以下の通り。
- タイトルで「誰にとって、どのようなメリットがあるセミナーなのか」を示す
- 特に有名人が登壇する場合はアピールする
- メールマガジンにURLなどのリンクを貼って直接申し込めるようにする
セミナー開催告知の場合に限らず、メール（マガジン）を開くかどうかはほぼタイトルで決まるので気を遣いましょう。
申し込み受付後もメール（≠メールマガジン）を活用する
参加申し込みを受け付けてからもメール（≠メールマガジン）が役立ちます。
まず、キャンセル率を下げるために参加予定の人に対して、開催の2週間前、1週間前、3日前、1日前などにリマインドメールを送ることをおすすめします。無機質なメールにしないためにも、セミナーの内容、登壇者のプロフィール、当日の天気予報など、少し情報を含めるといいかもしれません。
さらにセミナー終了後には参加者にアンケートメールを送って、感想や今後の要望などを集めるのもいいでしょう。
④：ファックスで取引相手や顧客などに告知する
セミナーの内容などを記載したプリントを作り、取引相手や顧客などに告知する方法もあります。古風なやり方に思えるかもしれませんが、メールよりも目に止まりやすく、スルーされにくいというメリットがあります。
ただ、連絡先を知っている人に対してしかできない手法ですので、特に新たな参加者を増やしたい場合は他の方法とも並行させましょう。
⑤：セミナー専用の告知サイトを使う
広報・PR担当者でも知らない人が多いかと思いますが、セミナー専用の告知サイトがあります。セミナー情報を掲載できますし、参加したいセミナーを探している人がアクセスするため、告知・集客の効果を高くしやすいです。
ただし多くのセミナー情報が掲載されるので、以下のことを意識して選んでもらいやすくしましょう。
- キャッチコピーを工夫する
- どのような情報が得られるセミナーなのか書く
- どのような人を対象としているのか書く
場合によっては「セミナーをおすすめしない人」も記載する方が本気さが伝わり、応募者が増えることもあるので検討してみてください。
告知サイトの選び方のポイント
様々なセミナー告知サイトがあるので、主な選び方のポイントを挙げます。
- セミナーのターゲット層に合いそうな告知サイトなのかチェックする
- 基本的に登録料、手数料、掲載料などが無料のサイトがおすすめ
- 利用できる機能を確認しておく
告知サイトにも「カラー」があり、告知に向いている・向いていないターゲット層があるため注意が必要です。また、基本完全無料で済ませるのがおすすめですが、有料サイトを使ったり、課金したりすると、告知・集客の質が上がる可能性があるため予算に余裕があれば検討しましょう。
また、告知サイトごとに機能が異なり、例えば登録用テンプレートの有無、SNSシェア機能の有無、メールマガジン配信機能の有無などがあるので、こちらも要チェックです。
⑥：有料の集客代行やリスティング広告｜予算に余裕があれば検討する価値がある
セミナー集客の代行サービスと有料契約をすれば、広報・PR担当者があまり時間・労力を割かずに告知・集客ができます。ただ、サービスによって質が異なるので注意しましょう。その注意点を加味しても、予算に余裕があれば検討していいと思います。
リスティング広告については、広告費を支払うことでGoogle検索やYahoo!検索ページの検索結果の上部に自社の広告を載せることができます。こちらも予算と相談しながら利用するかどうか決めましょう。
広告や有料サービスばかり使っていると自分にノウハウが蓄積しない恐れがある
セミナー関連に限らず、集客代行などの有料サービスや広告ばかりに頼っていると、広報・PR担当者自身にノウハウが蓄積していかない可能性があるので注意が必要です。
予算が潤沢にある企業の場合はほぼ心配はいりませんが、そうでなければ「今回は予算をあまり出せない」と言われたケースでも対応できるようにしておきましょう（有料サービスや広告を使う場合でも集客や告知の勉強はしておくなど）。
⑦：メディアに対してセミナー開催に関するプレリリースを送る
メディアに対してセミナー開催に関するプレリリースを送付して、記事や番組などになれば、より広く告知することができます。また、記事・番組などを見た人が、自社の商品・サービス、その他取り組みなどに興味を持ってくれる可能性もあります。
ただし、「セミナー当日の1か月～数週間ほど前のメディア掲載が必要」、さらに「メディア露出したいタイミングの3か月～数週間前のプレリリース送信が必要」なので、かなり早めに動き出す必要があります。
他にもするべき業務があるなど優先度が低い場合は、無理にプレリリース配信をするのはやめておきましょう。
セミナー開催に関するプレリリースに記載するべきこと
セミナー開催についてのプレリリースに記載するべき主な項目は以下の通りです。
- 開催日時、場所、セミナーのテーマ、登壇者などの基本情報：タイトル・サブタイトル・リード文までの部分に書く
- セミナーの内容：登壇者の情報なども交えつつわかりやすく書く。商品・サービスの訴求目的のセミナーの場合はそれらの詳細を
- 登壇者のプロフィール：経歴と写真（写真掲載の許可を得る）
- セミナー開催の目的・背景：「自社の利益につなげたい」という意思を極端に隠さないようにしつつ、わかりやすく書く（隠すとむしろ怪しまれる）
- 参加費：無料でも書く、有料なら金額と支払い方法を
- 参加資格：なければその旨を書く。特殊な参加資格の場合はそのように設定した理由を書く
- 申し込み方法と連絡先：申し込み受付方法をわかりやすく書き、電話番号・メールアドレス・URLなども記載する
他にも必要なことがあれば記載するべきですが、あまり長くなりすぎないようにしましょう。
セミナー開催の告知・集客を成功させるコツ（まとめ）
セミナーの告知・集客にも広報・PR担当者のノウハウが役立ちますので、他部署が主催する場合でも積極的に協力しましょう。そうでないと「セミナーの質は高くても、人が入らない」ということになりかねません。
そして必要に応じてセミナー開催に関するプレリリースを書くことも検討しましょう。セミナー開催の情報がメディア露出すれば参加者が増えやすくなりますし、それをきっかけに自社の商品・サービスなどにも興味を持ってもらえる可能性があります。
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