広報担当者は必ず知るべき！メディア掲載後のお礼メールのポイント５選
広報担当者は必ず知るべき！メディア掲載後のお礼メールのポイント５選
記事を書いた人：Youtube登録者30万人【MBA保有の現役記者】上岡正明プロフィール
この記事では広報・PR担当者の皆さんに向けて、メディア掲載後のお礼メールのポイントなどに関して解説していきます。
「そもそもメールをすべきだろうか」とお悩みの方から、「メールの内容で意外と悩む」という広報・PR担当者にまでおすすめの内容となっています。
本記事ではメディア掲載後にお礼メールをするべき理由、お礼メールのポイント、お礼メールの基本構成、そして記事掲載以外のお礼メールのポイントなどについてお伝えします。ぜひ参考にしてください。
メディア掲載後に広報・PR担当者からお礼メールをするべき理由
メディア掲載後に広報・PR担当者からお礼メールをすることでメディア関係者からの印象が良くなり、関係性がさらに構築される、以降のメディア掲載がされやすくなるなどのメリットが生まれます。
そのため例えばマイナーなインターネットメディアなどに掲載された場合でも、忘れずにお礼メールをすることをおすすめします。
お礼メールは失礼な行為ではない
「お礼メールが届くとうっとうしいのでは・失礼なのでは」と感じるかもしれませんが、実際にはそのようなことはありません。確かにそのメディア関係者の機嫌によっては一瞬イライラする可能性もあるものの、クレームの連絡を入れてくることはあり得ません。
そして相手が冷静になれば、「わざわざ連絡をくれた」とむしろプラスに捉えてくれることでしょう。
メディア掲載後に広報・PR担当者からお礼メールをする際の5つのポイント
それではメディア掲載後に広報・PR担当者からお礼メールをするにあたっての主なポイントを紹介します。
①：掲載後すぐに送る
何事も反応が早いに越したことはなく、お礼メールにも同じことが言えます。すぐにメールをすることで「誠実である」「今後のやり取りでもすぐに反応してくれそう」などの印象を与えることができるので徹底しましょう。
また、特に大手のメディア関係者は忙しいので、数日お礼メールが遅れるだけでも「なんの記事のことだろう……」と思われてしまう恐れがあります。
②：具体的に感謝する
例えば「掲載していただきありがとうございました」などの誰でも・いつでも言えるような表現で済ませるのはおすすめしません。お礼メールをすることで、むしろ「媚びを売っているだけ」と思われる恐れがあります。
ですが「特に新商品の○○の要素について的確に伝えていただきありがとうございました」などと具体的に書くと印象が良くなります。
③：「相手個人」の内容を少しでも入れる
「相手個人」の内容を少し入れるだけでも、印象が良くなりますし、記憶に残してくれる可能性が高くなります。具体的には例えば以下の通り。
- 最低限相手の名前を書く（お礼メール以外でも同じです）
- 「面談時にもお世話になりましたが、素晴らしい記事をありがとうございました」などその人とのエピソードを書く
- 「取材時、○○様の□□への言及が特に印象に残りましたが、記事でも取り上げていただきありがとうございました」など取材時のエピソードは書きやすい
なお「相手個人の情報を入れる」という意識が全くない場合、文面の使い回しなどによって相手の名前を間違える可能性さえあるので気を付けてください。
④：次につながる提案や情報提供をする
お礼メールの中に、次につながる提案や情報提供を入れることをおすすめします。その時点で、相手に「まだ関係を継続するつもりがあるのだな」と思ってもらえますし、「魅力的な情報」と感じてもらえれば、そのまま次の記事掲載などにつながる可能性もあります。
例えば以下のような提案や情報提供があります。
- 新商品、新サービスの情報
- イベント情報
- 自社による社会問題の解決につながる取り組み（ボランティア活動など）
すぐに掲載されなくても相手の印象に残れば、一例として将来的に「記事の枠を埋めなければならない」→「そういえばあの企業の広報・PR担当者が何か言っていた……」→「連絡しよう」という流れが発生するかもしれません。
⑤：簡潔な文章にする
①～④は含めるべきですが、あくまでお礼メールですので簡潔にしましょう。長すぎると印象が悪くなる恐れがありますし、「我々メディア関係者が忙しいことを理解していないのだろうか」と怪しまれ、関係が途絶える可能性もあります。
お礼メールの構成例は下で解説します。
人気記事：メディア掲載のお礼メールの構成例5ステップ
それではメディア掲載のお礼メールの構成例を5ステップで解説します。基本的には以下の流れで書くといいでしょう。
- 件名
- お礼
- 掲載内容に触れる
- 次につながる提案や情報提供
- 企業名、名前、連絡先
①：件名
件名でメールを開くかどうかがほぼ決まるため重要です。
例えば「○○についての記事掲載のお礼と今後のご提案【株式会社○○広報担当□□】」などがいいでしょう。
②：お礼
例えば「先日は弊社の○○に関して記者の記事で特集していただき、誠にありがとうございました」など。
「記事掲載をありがとうございました」だけでは、どの記事のことがわからない可能性があるので具体的に書きます。
③：掲載内容に触れる
例えば「特に深く言及していただいた○○については、弊社開発部でも力を入れた点ですので、大変嬉しく思います。」「読者からの反響も非常に多く届いております」など。
細かな注意点ですが、「読者からの反響も『想像以上に』多く～」などの表現はおすすめしません。「想像以上に多い＝多くならないと思っていた」と受け取られかねないからです。
④：次につながる提案や情報提供
例えば「面談の際にご質問いただいた○○に関連する分野において、弊社では新しいプロジェクトのためのリサーチを始めました。」「近日中に詳細をお伝えしますので今後ともよろしくお願いいたします」など。
メディア掲載の前に取材や面談があったはずなので、そこで言及されたことに関連させて新商品・新サービス、プロジェクトなどの内容を伝えられる範囲で伝えるといいでしょう。
公開NG情報に注意
時期によって公開できる情報・できない情報があると思いますので、関係部署や代表に確認を取った上でOKが出た場合のみメディア関係者に伝えるようにしましょう。
⑤：企業名、名前、連絡先
普段のメールと同じく、最後に企業名、広報・PR担当者の名前、連絡先などを記載します。例えば「企業名はこちら」など余計なことを書かず、淡々と箇条書きにする方がわかりやすいです。
記事掲載以外のお礼メールでも基本構成は同じです｜他の細かな機会でもきちんとメールを
記事掲載以外でのお礼メールでも基本構成は同じです。例えば面談をしてもらった場合は、以下のような構成にしましょう。
- 件名
- 面談のお礼
- 面談の内容に触れる
- 次につながる提案や情報提供
- 企業名、名前、連絡先
取材をしてもらった場合は取材の内容に、電話で話してもらったなら電話の内容に触れます。きちんとメールをして「まめな人」と感じてもらいましょう。
メディア掲載後のお礼メールのポイント（まとめ）
広報・PR担当として忙しく動いていると、つい記事掲載などのお礼メールを忘れたり怠ったりしがちですが、その後の関係性のためにも非常に大事なことですので、「業務の一環」と考えてきちんとメールをしましょう。
「かえって失礼では」「しつこいのでは」と感じるかもしれませんが、それは考えすぎであり、メディア関係者側から「メールは結構です」と言ってくるまでやめる必要はありません。そして、そのように言ってくることはまずあり得ません。
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