PR会社や広報担当者必見！情報を簡潔に話をするための7つのポイント

PR会社や広報担当者必見！情報を簡潔に話をするための7つのポイント

この記事では、広報・PR担当者がメディア関係者などに対して簡潔に話をするためのポイントなどについてお伝えしていきます。

「簡潔に伝えた方がいいとは聞くもののその理由や方法がわからない」という広報・PR担当者もいると思います。

そこで本記事では、簡潔に話せない広報・PR担当者がメディア関係者に嫌われる理由、そして簡潔に伝えるためのコツ、さらにはコミュニケーションに自信がなくてもできる対策方法などに関してお話しします。

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簡潔に伝えられない広報・PR担当者がメディア関係者に嫌われる3つの理由

それでは物事を簡潔に伝えることができない広報・PR担当者が、メディア関係者に嫌われやすい理由をいくつか紹介していきます。広報・PR担当者の立場からすれば「少し話が苦手な程度で嫌うなんて……」となるかもしれませんが、メディア関係者からすれば重大なことです。

理由①：メディア関係者の多くは時間がなくイライラしているから

メディア関係者の多くは日々非常に忙しいため、要領を得ない長々とした話には付き合いたくないと思っています。

もちろん実際には話し方・伝え方くらいでは、数十秒～数分程度の差にしかならないかもしれません。ですがメディア関係者の大半は時間に追われることでイライラしているため、「早く大事なことを伝えてよ！」という精神的負担が大きくなるのです。

そのようなストレスを与えてくるメディア関係者とは、あまり関わりたくありませんよね。

理由②：「他者の立場になって考えることができないのでは？」と疑われるから

つまり「私（メディア関係者）の事情を考えてくれていない」→「他者の立場になって考えることができないのでは？」→「『読者や視聴者にウケること』を最優先してくれないのでは？」と思われる可能性があるということです。

理由③：「業界の常識も理解していないのでは？」と疑われるから

簡潔に伝えることができないと「メディア関係者は忙しい」「受け手の立場になるべき」などの常識も理解していないのでは、などと疑われる可能性があります。そしてもちろん常識がない人と仕事をしたいわけがありません。

広報・PR担当者が話を簡潔に伝える7つのコツ

それでは広報・PR担当者が話を簡潔に伝えるためのコツをいくつか紹介していきます。「話を」とはいっていますが文章作成にも役立つ知識ですのでぜひ参考にしてください。

①：そもそも何を伝えたいのか明確にする

まずそもそも何を伝えたいのかを明確にしておきましょう。言いたいことはさまざま浮かぶかもしれませんが、例えば「新商品の情報があるので取材しませんか？」くらいしか本質的には言いたいことがないのではないでしょうか。

②：結論→理由→（具体例）

簡潔に伝えるための話の組み立て方の基本は「結論→理由→（具体例）」です。例えば以下の通り。

• 結論：「新商品の情報があるので取材しませんか？」
• 理由：「商品には○○という斬新な特徴があるので取材するに値すると思います」

「結論→理由」だけでは説得力が出ない・わかりにくいなどの場合は、さらに具体例を足します。上の例でいえば「例えば既存商品Aには○○という斬新があり注目されました」「既存商品Bには□□という斬新さがあり……」などいくつか実例を挙げていく手法です。

基本は「結論→理由→（具体例）」の繰り返し

そして基本的には「結論→理由→（具体例）」の繰り返しで話を展開させていきます。伝えたいことが複数ある場合は特に意識しましょう。そうすれば伝え忘れも減りやすいです。

③：情熱よりも論理を優先する

もちろん情熱が話を聞いてもらえるきっかけになる、情熱が最終的な決め手になるなどのケースも多いですが、それも基本として論理的な説明をしているからこそです。論理的に話すためのポイントはいろいろありますが、まず意識するべきことを3つ挙げます。

その①：結論に対して論理的な理由を用意する

例えば「この商品には目を引く要素があります」「○○機能を搭載できたのは世界初だからです」という説明は論理的です。

一方、「この商品には目を引く要素があります」「だってこんなにスタイリッシュじゃないですか」などはもちろん論理的ではありません。「これは若者が好みますよ！」なども一見良さそうですがやはり「印象」でしかありません。「若者が好む」と言いたいなら例えばアンケート結果などを話の中で示す必要があります。

ここまでの説明を見て「論理的に話せるに決まっている」と感じたかもしれませんが、実際にメディア関係者と話す場面では、焦ったり自信がなくなったりして、論理的でなくなる人が少なくないため気を付けてください。

その②：基本的に時系列順に話す

例えば「現在は○○をしています」「なぜなら昔□□だったからです」など、「現在の説明のために、過去の説明が必要」という場合を除き、基本的に時系列順に話しましょう。一例として過去のことを3つ話すなら、その3つは時代順に伝えるということです。

その③：接続詞を正しく使う

接続詞の使い方がおかしいと意外なほどに聞き手は混乱します。

例えば「この商品には目を引く要素があります」「しかし多くの人に注目されています」などは、焦ると案外口をついて出るものですが、「しかし」という言葉が聞こえた瞬間に「？」と意識を持っていかれて、その後の話が入ってこなくなる可能性があるので気を付けてください。

④：関係のない話はしない

例えば「この商品には目を引く要素があります」「夏に役立つ商品なのですよね、夏といえば……」などの後半部分は、（説明のために夏にフォーカスしたい場合を除き）関係のない話のはずです。

この関係のない話をするクセが直りにくい人の特徴として、「世間話がサービスだと思っている・場を和ませるべきと思っている」というものがあります。つまり本人は善意でやっているのですが、メディア関係者からすれば（あえて厳しい言い方をしますが）迷惑でしかないのでやめましょう。

⑤：一文を短くする

どちらかといえば文章作成のテクニックですが、一文を短くするだけでもグッと読みやすくなります。長くても100～120字ほど、できれば60～80字以内で「。」をつけましょう。

口頭のコミュニケーションにおいても、できるだけ一つ一つの内容を短く切ります。プライベートの会話ではないので箇条書きのような話し方になっても構いません。その方が相手にとってわかりやすくなりますよ。

⑥：あ～、え～っと、まあ、その～などをできるだけ言わない

聞いている側からするとストレスになる、冗長な印象になるので、「あ～」「え～っと」「まあ」「その」などをできるだけ言わないようにしましょう。この音を出す「長さ」は一瞬ですが、その時間以上のデメリットがあります。

もちろん完璧でなくても構いませんが（無理に全部削ろうとするとしどろもどろになる可能性も）、できるだけ排除する意識を持つことが大事です。

⑦：「自分の言いたいこと」ではなく「相手が聞きたいこと」を常に考える

「自分が伝えたいこと」ではなく「相手が聞きたいこと」を常に考えることが大事です。「自分が何をプレゼントしたいか」より、「相手はどんなプレゼントが欲しいのか」を考える方が喜んでもらえることと同じ理屈です。

一見難しそうですが、「考えればいくらでも浮かんできてしまう自分の伝えたいこと」よりも、「冷静になればある程度予想できるメディア関係者が聞きたいこと」の方が整理しやすいので、慣れればメディア関係者とのコミュニケーションが大幅に楽になることでしょう。

台本を作れば自信がなくても問題なし

「コツは理解できたものの自信がない」という方もいると思いますが、その場合でも台本を作れば問題はありません。プライベートの会話に台本を持っていくのはおかしいですが、ビジネスなので「真面目な人だな」と思われるだけです。

ただ、いきなり台本を見ながら話し始めるのは失礼（と思われなくても異様かもしれません）なので、「メモを見ながらで失礼します」と一声かけてから話し始めましょう。また、ひたすらメモを睨むのではなく、たびたび顔を上げて相手を目を合わせたり、棒読みにならないように気を付けたりすることも大事です。

まとめ

「伝達にかかる時間」だけを見ると簡潔に話しても話さなくてもそれほど違いはないのかもしれません。ですがメディア関係者にとってはそれが大きな差と感じられるので気を付けてください。冗長な伝え方をされることによる精神的な負担も大きいです。

ただ、基本的には本記事の内容を参考にしつつ、自信がなければ台本を作れば問題はないのでご安心を。準備を万全にしたら後は堂々と話すだけですし、少しくらい失敗しても「簡潔に伝える意思」さえ失わなければ大丈夫です。

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